施工・保守管理者はとにかく多忙を極めていることが常です。
そんな中、複数の客先からたくさんの依頼事項を抱え込むことが多々あると思います。
今回は、客先からの依頼事項を上手く熟せない場合に使えるメールテクニック3選を紹介します。
ひとつでも活用できるものがあるかもしれませんので是非チェックしてみてください。
【施工管理・保守管理者向け】メール利用時テクニック３選
あえて深夜にメール返信
短納期の依頼ばかりしてくる客先に対しては、日中にメール回答（見積・資料作成・その他納品物の提出）ができたとしても、あえて深夜にメールを返しましょう。
自宅にPC（iPadなど）を持って帰れる、会社携帯にメール機能が搭載されている方に限られますが、非常に有用です。
寝る前にポチッとメール返信しましょう。
下記のようなメリットがあります。
- 「こちとら遅くまで仕事してるんすよ」アピールができる
- 相手が体に気を遣ってくれるようになる
- （次回から）無茶な依頼が少なくなる
是非、活用してみてください。これからの対応が楽になるはずです。
ただし、下記のようなケースもあるのでご注意ください。
- （深夜に）相手から電話が掛かってくる
- 相手が同時刻にメールを返信してくる（何故か張り合おうとしてくる）
- そもそもメールすること自体を忘れて寝てしまう
そうなんです。世の中には日付が変わるまで働き続ける社畜が結構多いのです。
こうなったら諦めて優しくこう言いましょう。
「○○さん、遅くまで大変ですね。たまにはちゃんと休んでくださいね。」
これで先方もニッコリ満足して、ちゃんと就寝できるでしょう。
残念ながら現在の日本には、『こんな時間まで働いている俺かっこいい』と本気で思っている人は一定数存在します。
反面教師にして自分の時間を作れる（捌ける）人間になりましょう。
また、メールの送信忘れは禁物です。アラームをかけるなり、何らかの対策をしておきましょう。
メール未読のフリをする
建設業では、無理難題をメールのみで依頼してくる人も少なくありません。
- 「見積お願いします。今日の夜までにお願いします。」
- 「昨日依頼した資料作成、明日のAMまでにお願いします。」
上記のようなメールを確認した場合は、一旦、
メールを見ていないことにしましょう。
施工管理・保守管理の業務は外勤することが多いので、「現場に出向していたため、メールが見れなかった」という言い訳が立ちます。
そしてここからのポイントは
- こちらから電話をしない
- 先方の依頼事項（見積、資料作成・・）の仕掛かりはしておく
- 先方から電話が来た時のために、更に納期を延ばせる言い訳を探しておく
会社員は誰しも、その日の予定を急遽変更したくないものです。無論、残業もしたくないはずです。
客先からの依頼だからと言って、全てを100点で返す必要はないと思います。
仕事を少しでも充実させるために、メール未読のフリを活用してみてください。
ちなみに下記のような方は、メール未読のフリなどする必要はありません。
- 「急な依頼は無理です。」とキッパリ断れる人
- 依頼事項について納期交渉ができる人
本テクニックは、あくまで依頼を上手に断ることができない方向けであることをご承知おきください。
（最終奥義）「あれ、届いてませんか？再送してみますね」
前々から依頼されていた案件に対して
- 分かっていても物理的に時間が足りない
- トラブルが重なりメール回答を忘れていた
- 業務過多で依頼を忘れてしまっていた
上記のような時、先方に「忘れていた」とも言えない状況になる場合があります。
そこで延命措置になる一言が
「あれ、メール届いてませんか？再送してみますね」
です。
資料提出（作成）を怠っていた場合、少なからず時間稼ぎになります。
ただし、これは確信犯であり自分の不手際をメールのせいにする最低な手段です。
多用することは控えていただき、忙しくてどうしようもない時だけに使ってください。
まさに「最終奥義」ですので、使わずに済ませるのが一番です。
まとめ
- あえて深夜にメール返信
- メール未読のフリをする
- 「あれ、メール届いてませんか？再送してみますね」※最終奥義
上記、３種類のメール利用時テクニックを紹介しました。
本当はどれも使わずに仕事を熟せるのが一番なんですが、どうしようもない場面・苦しい局面など、
絶体絶命のピンチの場面で誰か一人でも救われる方がいれば嬉しいです。
